|
สรุปสิ่งที่ได้จากการอ่านหนังสือ
เรื่อง “เคล็ด (ไม่) ลับ สุดยอดผู้บริหารโครงการ”
"เคล็ด(ไม่)ลับสุดยอดผู้บริหารโครงการ"
"เคล็ด(ไม่)ลับสุดยอดผู้บริหารโครงการ" เป็นหนังสือที่ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความท้าทายของผู้ที่ต้องรับผิดชอบงานโครงการ เนื้อหาสำคัญได้ถูกถ่ายทอดไว้ด้วยคำอธิบายสั้นๆ เข้าใจง่าย อ่านง่าย แต่แฝงด้วยความหมายที่ลึกซึ้ง และมีผลกระทบอย่างมากในการทำงานร่วมกับผู้อื่นให้ประสบความสำเร็จ
การเขียนการจดบันทึกจึงเป็นอีกหนึ่งเคล็ด(ไม่)ลับที่จะเป็นการเก็บความทรงจำและความรู้สึกนึกคิดที่เกิดขึ้น ณ ช่วงเวลานั้นๆ ให้อยู่ในรูปตัวหนังสือ ตัวอักษร ...
การเขียนบันทึกจะสามารถทำให้ผู้เขียนมองเห็นพัฒนาการทางด้านความคิดของตัวเอง โดยสังเกตเห็นได้จากสิ่งที่เขียน สำหรับงานที่ต้องรับผิดชอบ ตลอดจนนำไปประยุกต์ใช้ในชีวิตส่วนตัว และช่วยให้เกิดความสำเร็จครบถ้วนตรงตามเป้าหมาย ภายในระยะเวลา และงบประมาณที่ตั้งไว้
หัวใจของผู้บริหารโครงการ
"เคล็ด(ไม่)ลับสุดยอดผู้บริหารโครงการ" เป็นหนังสือที่ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความท้าทายของผู้ที่ต้องรับผิดชอบงานโครงการ เนื้อหาสำคัญได้ถูกถ่ายทอดไว้ด้วยคำอธิบายสั้นๆ เข้าใจง่าย อ่านง่าย แต่แฝงด้วยความหมายที่ลึกซึ้ง และมีผลกระทบอย่างมากในการทำงานร่วมกับผู้อื่นให้ประสบความสำเร็จ
การเขียนการจดบันทึกจึงเป็นอีกหนึ่งเคล็ด(ไม่)ลับที่จะเป็นการเก็บความทรงจำและความรู้สึกนึกคิดที่เกิดขึ้น ณ ช่วงเวลานั้นๆ ให้อยู่ในรูปตัวหนังสือ ตัวอักษร ...
การเขียนบันทึกจะสามารถทำให้ผู้เขียนมองเห็นพัฒนาการทางด้านความคิดของตัวเอง โดยสังเกตเห็นได้จากสิ่งที่เขียน สำหรับงานที่ต้องรับผิดชอบ ตลอดจนนำไปประยุกต์ใช้ในชีวิตส่วนตัว และช่วยให้เกิดความสำเร็จครบถ้วนตรงตามเป้าหมาย ภายในระยะเวลา และงบประมาณที่ตั้งไว้
หัวใจของผู้บริหารโครงการ
- จดบันทึกทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องลงในเอกสารของการดำเนินโครงการ รวมถึงบันทึกความเข้าใจระหว่างลูกค้า (เข้าใจว่าลูกค้าต้องการอะไร) เพื่อสื่อสารและส่งต่อข้อมูลให้ทีมงานได้
- การจัดการโครงการให้มีประสิทธิภาพต้องมี 3 ข้อ คือ
- พัฒนาทักษะในการบริหารกระบวนการ
- พัฒนาทักษะในการติดต่อสื่อสารทีม
- การสร้างเครือข่านสนับสนุน
- ต้องแสดงให้เห็นว่าทุกคนมีความสำคัญ - อธิบายให้ลูกทีมทราบรายละเอียดได้ชัดเจนถูกต้อง
- สื่อความเชื่อมั่นในทีมงาน – ให้ลูกทีมลองหาคำตอบด้วยตนเองจะสร้างความเชื่อมั่นในตนเองได้
- รับทราบผลงานที่ดี – ตั้งมาตรฐานให้สูง และยกย่องชมเชยลูกทีม
- เข้าใจความต้องการที่แท้จริงของลูกค้า สามารถเปลี่ยนแผนใหม่ตามที่ลูกค้าต้องการ มีความยืดหยุ่น เพื่อการหาความต้องการที่แท้จริงโดยไม่สร้างความหนักใจให้กับลูกทีม
- บันทึกปัญหา อุปสรรคและการแก้ไขลงในเอกสารทุกครั้ง ทำรายงานผลดี และผลเสียของการดำเนินโครงการ
- การมีส่วนร่วมในเอกสารข้อมูล – ใช้การบันทึกนี้เป็นฐานของการประชุม และนำเสนอเอกสารในฐานะตัวบ่งบอกสถานะโครงการในปัจจุบัน สามารถขอความเห็น ข้อมูล และความช่วยเหลือได้
- การพิจารณาอนุมัติ ให้มุ่งประเด็นไปที่ความต้องการที่แท้จริง
- มีการประชุมทีมงานอย่างเป็นทางการ – การมีความเข้าใจตรงกันในวัตถุประสงค์ของโครงการ เป็นเรื่องสำคัญในการทำทีมให้มีประสิทธิภาพ ช่วยให้ในการตัดสินใจว่าจะดำเนินโครงการไปในทิศทางใด สามารถเริ่มต้นจากจุดเดียวกันและมุ่งไปในทิศทางเดียวกัน
- เพื่อให้การประชุมโครงการประสบผลสำเร็จ ควรทำดังนี้
- ระบุว่ามีใครบ้างที่ควรเข้าประชุม
- แผนการนำเสนอจากผู้รับผิดชอบโครงการ
- ใช้เวลาในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ เช่นกำหนดเวลาที่ชัดเจน และการกำหนดหัวข้อการประชุม
- การออกแบบโครงการด้วยความรอบคอบ จะเห็นได้ว่าโครงการจะดำเนินต่อไปได้ดี แต่ถ้าผลงานออกมาไม่ดีนัก ให้นำข้อมูลที่ได้รับหรือคำแนะนำไปพัฒนาและปรับปรุงใหม่ ศึกษาความเป็นไปได้อีกครั้งหนึ่ง ทำซ้ำจนพบหนทางที่ตอบโจทย์กับการแก้ไขปัญหา
|
|
- ระบุสิ่งสำคัญของงาน อันดับ 1-2-3-4 เป็นขั้นตอน
- ระดับความระเอียดในเอกสารทั้งหมด เป็นตัวสะท้อนระดับความรู้ของผู้จัดทำโครงการ
- เปิดช่องทางให้มีความกว้างขึ้น ยิ่งไม่แน่ใจสิ่งใดยิ่งต้องเพิ่มความกว้างของการประมาณการให้กว้างขึ้น
- กำหนดการประชุม “การอนุมัติขั้นตอน” การอนุมัติในงานขั้นตอนแรกอาจหมายความว่า “ทำการศึกษาหาข้อมูลในปัญหาเรื่องนี้แล้ว กลับมารายงานฝ่ายจัดการ” (การทำการบ้านมาก่อน)
- ทีมงานที่ดีที่สุดคือทีมที่พบจุดสมดุลของทีม ลูกทีมจะทุ่มเทให้กับทีมโดยการใช้ความสามารถและทักษะส่วนตัว ช่วยเหลืองานของทีม โดยอย่าให้ใครคนใดคนหนึ่งโดดเด่นจนข่มคนอื่น
- ต้องสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงานหรือในทีม ทำให้ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นของตนเองออกมาได้
- พัฒนาแผนโครงงาน สิ่งที่คาดหวัง การติดตามความคืบหน้า และรายชื่อผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ (ในการส่งข้อมูล) ความคิดทุกอย่างจะต้องใส่ลงในเอกสาร (การจดบันทึก) และลูกทีมทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นๆได้ เพื่อเป็นคู่มือในการทำงานของโครงการ
- มีศิลปะในการประสานงานและติดต่อสื่อสารกับคนในทีม การที่ไม่สามารถสื่อสารกันในทีมได้ นั่นจะเกิดความเสียหายอย่างใหญ่หลวงต่อไป
- ทำแผนการเปรียบเทียบ โดยตั้งเป้าเอาไว้ เมื่องานเสร็จสิ้นจึงนำผลงานมาเปรียบเทียบว่างานนั้นบรรลุตามเป้าหมายหรือไม่
- เปิดใจยอมรับความเสี่ยง มีทัศนคติเชิงบวกกับปัญหาต่างๆ ที่เข้ามาและพร้อมที่จะเผชิญกับปัญหาเหล่านั้น จะต้องมีแผนสำรองเสมอ ในกรณีที่เกิดปัญหาไม่คาดคิด เพื่อปกป้องผลประโยชน์สูงสุดสำหรับลูกค้า
- ต้องคิดเรื่องการวางแผนการสื่อสารให้มากกว่าสิ่งอื่น เพราะการทำความเข้าใจในทีมเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้นๆ ของการทำโครงการ
- ให้ความสำคัญกับการประชุม การประชุมคือการสร้างการสื่อสารที่ดีภายในทีม
- หาที่ปรึกษาที่ดี คนที่สามารถให้ข้อคิดที่มีคุณค่า คนที่ให้ข้อมูลสะท้อนกลับอย่างจริงใจ
- จดบันทึกเป้าหมายและความสำเร็จ เพราะไม่มีใครรู้มากกว่าคนทำโครงการ
- การทำเอกสารสรุปโครงการ เพื่อให้ทราบถึงการเรียนรู้ระหว่างทาง โอกาศ อุปสรรค การเปลี่ยนแปลงระหว่างทาง ทำเอกสารบันทึกกระบวนการทำงาน และรวบรวมเอกสารต่างๆ ที่เกียวข้องเป็นบันทึกช่วยจำหรือหลักฐาน และเอกสารเหล่านี้สามารถแบ่งปันให้คนอื่นในทีมเรียนรู้ต่อได้
- การให้รางวัลเพื่อสร้างขวัญและกำลังใจกับทีม เช่น ทานอาหารร่วมกัน ยกย่องชมเชยฯ
- เมื่อจบโครงการควรส่งต่อความรู้ทั้งหมดให้กับคนในทีม และมีการให้คำแนะนำสะท้อนกลับ บันทึกปัญหาและผลกระทบ วิธีการแก้ไขปัญหา สำรวจต้นตอของสาเหตุ และบันทึกคำแนะนำในการปรับปรุงโครงการ
- ผู้นำต้องพร้อมที่จะถูกตรวจสอบและรับฟีดแบคได้
สรุปเนื้อหาโดย//คุณสมาน พลับเกลี้ยง ทีม Training บริษัท เดอะ ทรี เวิลด์ส ครี เอเตอร์ จำกัด
ที่มา//หนังสือเคล็ด (ไม่) ลับสุดยอดผู้บริหารโครงการผู้แต่ง : Gary R. Heerkens
ผู้แปลและเรียบเรียง : ศรชัย จาติกวณิช, ประสิทธิ์ชัย วีระยุทธวิไล
สำนักพิมพ์ : Mc Graw H
ที่มา//หนังสือเคล็ด (ไม่) ลับสุดยอดผู้บริหารโครงการผู้แต่ง : Gary R. Heerkens
ผู้แปลและเรียบเรียง : ศรชัย จาติกวณิช, ประสิทธิ์ชัย วีระยุทธวิไล
สำนักพิมพ์ : Mc Graw H